Аудит кадровых документов: как провести самому

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Аудит кадровых документов: как провести самому». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Как показывает практика проведения внутреннего аудита кадровых документов во многих организациях, такая процедура необходима, поскольку состояние дел у работодателей редко бывает совершенно идеальным. Статья поможет сотрудникам кадровых служб и юристам обосновать риски, которые могут возникнуть в случае нарушения предписаний и запретов, установленных нормами трудового законодательства РФ.

Кадровые документы, ведение которых обязательно

Библиографический список

А.Рогожина

Эксперт

в области управления персоналом,

руководитель

группы проектирования и сопровождения

организационных изменений

ОАО «БИНБАНК»,

член Национального

союза кадровиков

Кадровый учет незаслуженно считают менее важным, чем бухгалтерский. Поэтому кадровому делопроизводству во многих организациях не уделяют должного внимания, считая его чем-то второстепенным. Особенно остро эта проблема проявляется у представителей малого бизнеса, где зачастую о кадровом делопроизводстве вообще почти ничего не знают.

Проблемы всплывают тогда, когда на пороге стоит Гострудинспекция с проверкой или возникает конфликт с сотрудником. К этому моменту ситуация бывает настолько запущена, что самостоятельно навести порядок в кадровом делопроизводстве уже почти невозможно.

В этой статье расскажем о технологии восстановления кадрового учета, которую применяем мы. Вы можете использовать ее как пошаговую инструкцию, но лучше заключить договор на восстановление кадрового учета с 1C-WiseAdvice, и мы приведем дела в идеальный порядок, а вам останется лишь поддерживать его в будущем.

Алгоритм действий по восстановлению кадровых документов

Первым делом нужно узнать, как обстоят дела сейчас:

• для чего понадобилось восстанавливать учет, и что к этому привело;
• какой режим работы, система оплаты труда и правила внутреннего распорядка действуют в компании;
• какие нормативные документы уже разработаны в компании, какие требуют доработки, а какие нужно разрабатывать с нуля.

После этого необходимо провести полный анализ наличия кадровых документов и сверить их с реестрами баз данных (если они есть).

Минимальный набор документов, который должен быть у каждого работодателя

Общие:

• правила внутреннего трудового распорядка;
• штатное расписание;
• журнал учета трудовых книжек;
• график отпусков;
• табель учета рабочего времени;
• положение об обработке персональных данных сотрудников

На каждого сотрудника:

• трудовой договор с дополнительными соглашениями на все изменения;
• трудовая книжка;
• личная карточка Т-2;
• приказ о приеме (перемещении, увольнении).

Составьте таблицу со списком сотрудников и отметьте, какие из этих документов имеются, а какие отсутствуют.

Когда картина станет ясна, можно приступать к поэтапному восстановлению кадровой документации.

Как оформить результаты кадрового аудита

Результаты кадрового аудита можно оформить на выбор в виде акта или заключения, в котором указаны нарушения, выявленные при проверке. Далее действуйте по желанию: издайте приказ с перечнем нарушений, которые будут устранять или исправлять должностные лица, и приложением к нему или отдельным документом составьте план исправления.

Не забывайте о сроке давности. Для норм трудового законодательства он равен году (ст 4.5 КоАП РФ). Это означает, что работодателя могут привлечь к ответственности только в течение года с момента, когда совершено нарушение. Если же проверка придёт к вам в течение этого года, когда нарушение ещё не устранено, инспекторы не имеют права назначить максимальный административный штраф. Зафиксировать дату, когда вы исправляли эти нарушения, поможет план исправления и приказ, в котором прописана дата обнаружения нарушения.

Объекты аудита персонала

В рамках проведения кадрового аудита анализу подвергаются три главные сферы деятельности фирмы, касающиеся кадров:

1. Кадровые процессы анализируются в сопоставлении со стратегическими задачами компании. Оценке подлежат:
   • планирование кадровых ресурсов – изучение соответствия наличия кадров основным потребностям фирмы, а также перспективного развития кадрового планирования;
   • система набора сотрудников и отбора из потенциальных претендентов – изучаются источники кандидатов на должности, требования к кандидатам и способы организации трудоустройства;
   • вопросы адаптации сотрудников на новом месте – насколько эффективен действующий подход, можно ли его улучшить, за счет чего;
   • аттестация и обучение работников – разработка и апробирование программ обучения, анализ уже существующих;
   • система поощрения персонала – поиск самых удобных и действенных способов стимулирования работоспособности и высоких показателей, оценка плодотворности действующих льгот и дополнительных выплат;
   • социально-психологический климат в коллективе – мониторинг корпоративной культуры, измерение степени социальной напряженности и ее влияния на кадровые процессы, разработка специальных корпоративных программ.
2. Кадровые структуры – их эффективность, актуальность для бизнес-процессов данной организации. Оценке подлежат структурные подразделения, отвечающие за набор, отбор, обучение, перемещение и увольнение персонала, а также за подготовку будущих руководителей разных уровней.
3. Персонал – анализируется с позиции количества штатных единиц, занятости вакансий, «текучки» кадров, наличия резерва и его использования, а также квалификационной характеристики сотрудников.

Кадровые документы, ведение которых обязательно

 Наименование 
 документа 

 Комментарии 

 Ссылка на 
нормативный акт

Трудовые книжки

На всех сотрудников (за исключением 
совместителей). Хранятся до увольнения 
сотрудника. Невостребованные - не менее 
75 лет согласно Перечню, ст. 664

ТК РФ, ст. 66

Трудовые 
договоры 

Со всеми сотрудниками организации 
(включая совместителей, временных 
работников и т.д.). Со сроком хранения 
75 лет согласно Перечню, ст. 657

ТК РФ, ст. 67

Штатное 
расписание 

Утверждается приказом по основной 
деятельности. Изменения вносятся также 
при помощи таких приказов. С постоянным 
сроком хранения согласно Перечню, ст. 71

ТК РФ, ст. 57. 
Альбом N 1, 
форма Т-3

Приказы по 
основной 
деятельности 

С постоянным сроком хранения согласно 
Перечню, п. "а" ст. 19

Альбом N 1, 
Инструкция к 
заполнению 
формы Т-3 

Приказы по 
личному составу
(прием, 
перевод, 
увольнение) 

Со сроком хранения 75 лет согласно 
Перечню, п. "б" ст. 19

Альбом N 1, 
формы Т-1, 
Т-1а, Т-5, 
Т-5а, Т-8, 
Т-8а. 
ТК РФ, 
ст. ст. 68, 62

Заявления 
сотрудников об 
увольнении по 
собственной 
инициативе, 
отпуске 

Со сроком хранения 75 лет согласно 
Перечню, п. "б" ст. 656

ТК РФ, 
ст. ст. 80, 
128, 127, 122

Правила 
внутреннего 
трудового 
распорядка 

Могут быть оформлены как приложение к 
коллективному договору, ст. 190 ТК РФ. Со
сроком хранения 1 год после замены новыми
согласно Перечню, ст. 773

ТК РФ, ст. 189

Положение 
(инструкция) 
или другие 
формы 
оформления 
работы с 
персональными 
данным 
сотрудников 

ТК РФ не устанавливает четкую форму 
оформления данных документов. Со сроком 
хранения 3 года после замены новыми 
согласно Перечню, ст. 655

ТК РФ, п. 8
ст. 86 

График отпусков

Утверждается работодателем не позднее 
чем за две недели до наступления 
календарного года. Срок хранения - 1 год 
согласно Перечню, ст. 693

Альбом N 1, 
форма Т-7. 
ТК РФ, ст. 123

Приказы по 
отпускам 

Со сроком хранения 5 лет согласно 
Перечню, п. "б" ст. 19

Альбом N 1, 
форма Т-6, Т-6а

Личные карточки
работников Т-2

На всех сотрудников организации, 
заполняются не позднее первого дня 
работы. Со сроком хранения 75 лет 
согласно Перечню, ст. 658

Альбом N 1, 
форма Т-2

Табель учета 
рабочего 
времени 

Со сроком хранения 5 лет согласно 
Перечню, ст. 586

Альбом N 1, 
форма Т-13. 
ТК РФ, 
ст. ст. 91, 99

Положение об 
оплате труда (о
премировании, о
надбавках, о 
вознаграждении 
за год) 

Точное наименование документа в 
законодательных и нормативных актах не 
установлено. Со сроком хранения 5 лет 
после замены новыми согласно Перечню, 
ст. 411

ТК РФ, ст. 135

Внутренний кадровый учет ведется в основном с помощью журналов. В табл. 2 приведены журналы, вести которые кадровой службе обязательно. Все журналы должны быть прошиты, пронумерованы и удостоверены печатью юридического лица в соответствии с требованиями Росархива.

Кадровые журналы, ведение которых обязательно

 Наименование 
 журнала 

 Комментарии 

 Ссылка на 
нормативный акт

Книга учета
движения 
трудовых книжек
и вкладышей к 
ним 

Должны быть пронумерованы, прошнурованы и
скреплены подписью руководителя 
предприятия и сургучной печатью. Со 
сроком хранения 75 лет согласно Перечню, 
п. "в" ст. 695

Постановление 
N 225, 
п. п. 40 - 41. 
Постановление
N 69 

Приходно- 
расходная книга
по учету 
бланков 
трудовых книжек
и вкладышей к 
ним 

Если трудовая книжка выдается работнику 
впервые или оформляется вкладыш. Со 
сроком хранения 5 лет согласно Перечню, 
п. "д" ст. 695

Постановление 
N 225, 
п. п. 40 - 41. 
Постановление
N 69 

Журнал учета 
проверок 

Должен быть прошит, пронумерован и 
удостоверен печатью юридического лица. Со
сроком хранения 5 лет согласно Перечню, 
ст. 176

Закон N 294-ФЗ,
п. 8 ст. 16

Объекты аудита кадрового делопроизводства

Когда речь идет о полной комплексной проверке, эксперты уделяют внимание деятельности всех отделов компании. При этом изучению подвергаются документы:

• Трудовые договоры.
• Трудовые книжки и книга учета их движения (наличие, соответствие требованиям законодательства, качество оформления).
• Приказы (о трудоустройстве, о переводе, об отпусках и т.п.)
• Графики отпусков.
• Финансовые документы (расчетные листки, платежные поручения).
• Личные дела и личные карточки.
• Локально-нормативные акты (ЛНА).

При рассмотрении документации предприятия в первую очередь оценивается ее соответствие требованиям ТК. В нем указаны правила заполнения и ведения бумаг, а также – их хранения, архивирования, составления общей отчетности. Пренебрежение даже мелочами – это нарушение.

Одна из важнейших групп объектов – документы внутреннего использования. Изучив их, эксперты не только оценивают правильность оформления, но и делают выводы об эффективности работы с персоналом в целом. А также ищут ошибки, просчеты и зоны риска, формируют рекомендации по решению имеющихся проблем. Кроме того, аудиторы обязаны оценить качество работы с личными данными сотрудников: они не должны быть доступны третьим лицам.

Подробному анализу подвергают:

• Штатное расписание и внутренний трудовой распорядок.
• Журналы инструктажей по охране труда.
• Журналы учета внутренних документов (договоров, приказов и т.д.).

Практика показывает, что даже на успешных предприятиях, на которых тщательно следят за качеством бумаг и соблюдают все регламенты, при проведении кадрового аудита нередко выявляют ошибки. Распространенная причина штрафов — небрежное отношение к персональным данным.

— Всегда гарантируем результат в виде экономии ваших денег, времени и нервов! Если штрафов не удается избежать или их размер превышает прогнозы, мы берем их оплату на себя, снижая стоимость своих услуг.
— Экспертная команда. В штате компании работают бывшие инспекторы государственной инспекции, которые понимают, как функционирует система!
— Профиль на трудовом праве. Мы работаем только в этой сфере, имеем огромный опыт решения проблем клиентов и тщательно следим за всеми обновлениями законодательства.
— Оперативность. Благодаря профессиональной команде, отлаженным методикам и опыту мы оперативно помогаем даже крупным заказчикам.
— Репутация, конфиденциальность, сервис. Мы ценим ваше доверие и делаем все, чтобы оправдать его.

Также мы предлагаем другие виды консалтинга в области трудового права: от консультационной поддержки в рамках одного проекта до полного сопровождения.

Готовитесь к внешней проверке или хотите привести работу с персоналом на предприятии в надлежащее состояние? Позвоните или напишите нам, чтобы выбрать время консультации.

Кому доверить аудит по кадрам

Проверку можно проводить своими силами. Тогда деятельность аудиторов регламентируют внутренние инструкции, приказы, распоряжения. В состав аудиторских групп обычно включают юристов, кадровиков, бухгалтеров, психологов, работающих на предприятии.

Количество аудиторов во многом зависит от размера компании, например, на предприятии с численностью штата до 500 человек аудит поручают одному человеку, до 3000 — 2-3, в фирмах с разветвленной сетью филиалов — группам до 10 человек. Специалисты подчиняются напрямую руководителю компании или директору по персоналу. Во втором случае независимость аудита не обеспечена, поскольку на объективность не должны влиять коллеги, собственные предубеждения, давление со стороны руководства.

Внешним аудированием занимаются консалтинговые компании, такие, как Лаборатория Гуманитарные Технологии. Аудиторы обладают нужными теоретическими знаниями, практическими навыками, помогут организовать работу кадровиков, оптимизировать учет и управление персоналом. Специалисты по консалтингу оказывают услуги на основании договора лизинга или аутсорсинга, в котором определен объем работ.

Какой аудит лучше — своими силами или внешний? Минусы внутреннего аудирования — занимает много времени (особенно, когда проверку проводит один или два специалиста), часто дает необъективные результаты экспертизы, поскольку на аудиторов могут оказывать воздействие другие сотрудники. Фактически, внутренние аудиторы — персонал, который будет проверять собственную работу. От результатов проверки зависит оплата их труда. Обнаруженные недостатки придется исправлять самостоятельно, разрабатывать и внедрять предложения по улучшению собственной деятельности.

Внешние аудиторы оценивают кадровое администрирование, правильность работы с документами с точки зрения требований законодательства, что полностью соответствует целям аудирования кадров. При необходимости консалтинга в части налоговых рисков, корректности расчета среднего заработка сотрудников привлекают специалистов по бухгалтерскому учету, налогового консультанта.

Внешний независимый аудит обеспечивает:

1. Сокращение трудовых и материальных затрат HR службы и предприятия в целом за счет минимизации документооборота.

2. Обоснованность кадровых решений.

3. Полноту, достоверность учета кадров на предприятии.

4. Защиту руководителя от возможных претензий контролирующих органов.

5. Защиту компании на случай трудовых споров.

Внешние аудиторы не являются сотрудниками проверяемой компании, не имеют личной заинтересованности в результатах проверки, поэтому сделают объективные выводы.

Как проводится аудит персонала компании

Для принятия определенных решений, касающихся управления организацией, важно, чтобы информация, на основе которой делаются выводы, была своевременной и достоверной. Это значит, что на всех уровнях хоздеятельности необходимо ее собирать и периодически обновлять, то есть проводить аудит.

В финансовой, налоговой и бухгалтерской сферах аудит давно и прочно занял свое место в управленческой деятельности организаций. Однако меняющиеся задачи современной экономики расширили его функции от проверочных и консультационных, затрагивая широкий круг вопросов предпринимательства, в том числе и кадровую политику.

Аудит в вопросах кадровой эффективности в настоящее время проходит этап становления, постепенно распространяясь в отечественной предпринимательской практике.

Рассмотрим, как именно он применяется для повышения эффективности управлении персоналом.

3.1. Оценка закрепляемости кадров (число сотрудников и руководящих работников, ушедших из компании за истекший календарный год) и роста сотрудников (повышение в должности, премирование, награждение принятых на работу в текущем году) по отношению:

• к общему числу сотрудников компании,

• к числу принятых на работу в данном году;

• отдельно — к рядовым и руководящим сотрудникам.

3.2. Оценка квалификации сотрудников:

• наличие базового образования,

• наличие высшего, среднего специального образования,

• наличие ученых степеней,

• прохождение курсов повышения квалификации,

• знание иностранных языков,

• наличие смежных профессий и специальностей,

• владение информационными технологиями,

• повышение управленческой грамотности руководящего состава,

• наличие информационных баз в компании,

• число обучающихся в настоящее время,

• динамика нарушений трудового законодательства.

3.3. Оценка эффективности вложений в персонал:

• стоимость приема одного сотрудника (линейного сотрудника и руководителя отдельно),

• стоимость вложений в оборудование рабочих мест (динамика по годам),

• стоимость вложений в развитие персонала (динамика средств на обучение и ротацию сотрудников по отношению к прибыльности компании на данный момент),

• стоимость ресурсов на поощрение сотрудников,

• стоимость оценки и аттестации сотрудников,

• стоимость ресурсов на социальную поддержку сотрудников,

• стоимость ресурсов на корпоративные мероприятия социального плана.

3.4. Оценка эффективности работы кадровой службы:

• квалификация и развитие кадровых менеджеров,

• полезность работы кадровых менеджеров в линейных подразделениях (на основании результатов опросов линейных руководителей),

• качество и сроки исполнения профессиональных кадровых решений (закрытие вакансий, оформление кадровых документов и договоров, состояние аналитической работы, учет предложений об изменениях и новациях),

• удовлетворенность сотрудников трудом и трудовыми отношениями (как корпоративный качественный показатель работы с персоналом),

• уровень исполнения кадровых планов,

• роль кадровой службы в решении принципиальных для компании вопросов (увеличение инвестиционной привлекательности компании, повышение лояльности клиентов/покупателей и др.).

3.5. Оценка эффективности работы с кадрами линейных руководителей:

• наличие разработанных и реализованных планов работы с персоналом подразделения,

• оценка изменений качественных параметров состава персонала (профессионализм, возраст, лояльность),

• динамика вложенных в персонал ресурсов,

• улучшение условий и других аспектов труда,

• права и полномочия линейного руководителя в работе с персоналом,

• управленческая грамотность линейного руководителя,

• наличие праздников и ритуалов на уровне отдела, службы.

Своими силами или привлечь стороннюю компанию?

Повторим, что можно провести кадровый аудит собственными силами, а можно воспользоваться услугами сторонних компаний, благо таковых достаточное количество и выбрать есть из чего. При этом кадровый аудит — дело очень ответственное, ведь он непосредственно связан с конфиденциальными документами компании.

Если планируется выбрать внешнего аудитора, важно, чтобы услугу оказывали квалифицированные специалисты, работающие в данной области не первый год. Поинтересуйтесь, как часто аудиторская компания оказывает услуги по проверке кадрового делопроизводства, есть ли среди клиентов организации, схожие с вашей по роду деятельности. Помните, что услуги солидной консалтинговой фирмы, предлагающей аудит кадровой документации и имеющей в штате профессионалов, не могут стоить дешево.

Успех проведения кадрового аудита специалистами сторонней организации зависит и от того, как компания подготовлена к взаимодействию с аудиторами. Поэтому чаще всего перед началом аудита создается рабочая группа, состоящая из представителей компании, приглашенной для проведения аудита, и представителей компании-заказчика. Состав и количество приглашенных аудиторов во многом определяются сроками и объемом предстоящих работ, но однозначно требуется участие юристов и специалистов в области документационного обеспечения.

Если желания привлекать сторонних специалистов нет, да и финансирование этого не заложено, возможно проведение кадрового аудита своими силами. Однако, поставив соответствующую задачу перед работниками кадровой службы учреждения, следует помнить, что они не всегда готовы дать объективную оценку сложившейся ситуации, так как фактически будут проверять свою работу. Более того, штатные сотрудники могут «закрыть глаза» на некоторые ошибки, так как именно им придется их исправлять.

Полагаем, что если все-таки выбор будет сделан в пользу внутреннего аудита, лучше всего создать небольшое структурное подразделение для этого или комиссию, в которой обязательно должен быть специалист, разбирающийся в трудовом законодательстве и кадровом делопроизводстве, но не зависящий от тех лиц, чью работу он будет проверять, например, юрист.

Когда необходима проверка?

Аудит необходим при приближающихся проверках со стороны государственных надзорных организаций: трудовой и налоговой инспекций. Кроме того, экспертиза деятельности предприятия на предмет действий в отношении работников может применяться в случаях, когда руководство недовольно процессом взаимодействия с персоналом, хочет понять, где допущены ошибки и как их можно исправить.

Поскольку это необязательная процедура, законодательные акты не оговаривают, кто должен ее проводить.

Некоторые предприятия проводят ее собственными силами, однако большинство организаций ввиду низкой эффективности проверок, осуществляемых своими сотрудниками, отказались от такого метода и начали заказывать подобные услуги у сторонних специалистов.

Эффективность проведения мероприятия сторонними специалистами очевидна: работники, не занятые в компании, гораздо быстрее смогут найти все недочёты и указать на пути их исправления, да и уровень знаний в кадровой сфере у профессионалов этого дела всегда выше, чем у бухгалтеров, которым за дополнительную плату может быть поручено проведение данной процедуры.

Задачи и методы кадрового аудита

Задача в широком понимании — это проблемная ситуация с явно заданной целью. В узком понимании задача и есть цель, которую необходимо достичь.

Задачами кадрового аудита являются:

1. Поиск проблем в области управления персоналом и формирование путей их разрешения.
2. Формирование эффективных кадровых методов управления.
3. Приведение кадрового делопроизводства и документооборота в соответствие с требованиями нормативно-правовых актов.
4. Сокращение кадровых затрат.
5. Выявление возможных кадровых рисков и угроз, предотвращение возможности появления проблем в будущем.

Методы аудита представляют собой совокупность средств, которые позволяют добиться выполнения поставленных задач. Условно их можно разделить на 2 группы:

1. Организационные, то есть направленные на разработку методик, позволяющих провести аудит в компании.
2. Информационные, позволяющие получить необходимые для проведения аудита сведения.

Организационные методы включают:

• разработку аудиторских методик для проведения комплексных проверок;
• изучение правовых и технологических особенностей построения кадровой работы;
• обучение специалистов, уполномоченных на проведение аудита.

Информационные методы включают:

• методы наблюдения за кадровой работой и кадровыми процессами;
• диагностические методы (тестирование, анкетирование, сбор статистических данных, анализ трудовых процессов и кадровой документации);
• проверку соответствия кадровой документации нормативным требованиям, установленным трудовым законодательством.

Особенности проведения

Стоит учитывать, что, в отличие от бухгалтерского, аудит кадровых документов в РФ законом никак не регламентирован. Поэтому руководителям и владельцам компаний стоит знать: внутренний аудит кадровой документации можно и нужно проводить, не дожидаясь предписаний контролирующих структур или объявления о грядущем визите трудовой инспекции. А в случае, если появление инспекторов в обозримом будущем все-таки планируется, такая процедура поможет к нему подготовиться и защитить свои интересы.

Внутренний аудит кадровых документов – это комплекс мер, в числе которых оценка локальных нормативных актов, отчетов, учетных книг на предмет юридической корректности и полноты. При этом многие недочеты и ошибки можно устранить сразу – во время проверки.

Похожие записи:

• Норматив потребления холодной воды на 1 человека 2023 Москва
• Очередь на переселение аварийного жилья Омск на 2023 год
• Переуступка прав аренды земельного участка находящегося в муниципальной собственности по договору